La digitalizzazione e il Performance Management

La digitalizzazione e il Performance Management

Il performance management è un processo fondamentale che permette ad aziende ed organizzazioni di valorizzare in modo facile e regolare il capitale umano.
Pur essendo un tema particolarmente in voga, imprenditori e professionista del settore HR sembrano non riuscire a superare le difficoltà tecnologiche e organizzative del performance management.

Le trasformazioni aziendali, imposte dai processi di digitalizzazione, sono state il pretesto per riconsiderarne la struttura in favore di modelli organizzativi orientati alla persona.
Il processo di trasformazione digitale della funzione HR sta creando oggi nuove modalità di accesso ai benefici del Performance Management: con la giusta dotazione tecnologica è possibile infatti sostenere questo processo in ogni sua fase, mantenendolo vivo ed efficace anche nelle aziende con una minima quantità di risorse dedicate alle attività HR.

Prima di vedere in cosa è cambiato, facciamo un po’ di chiarezza sul tema.

 

Cos’è il Performance Management?

 

Il Performance Management ha radici storiche profonde.
Benché se ne parli solo da qualche anno, il primo riferimento in letteratura risale al 430 a. C. quando Senofonte nella sua opera “L’Economico” offriva spunti interessanti sul concetto di meritocrazia e di performance management.
Combinando gli spunti di Senofonte alla letteratura contemporanea possiamo definire il performance management come:

Il complesso di attività, approcci e strumenti, volti al raggiungimento degli obiettivi, in modo efficace e nei tempi previsti”.

Per un’azienda il performance management è quindi l’insieme di processi e operazioni destinate al raggiungimento degli obiettivi predisposti dalla propria pianificazione operativa ma non solo. Il controllo di gestione in un’azienda permette di capire quanto si è lontani dall’obiettivo e dove intervenire per correggere eventualmente il tiro e tornare in carreggiata.
Un altro aspetto insito nella definizione del performance management è il rapporto tra collaboratore e manager. Considerare i propri collaboratori nei loro diversi punti di forza e non, rende più semplice l’assegnazione dei compiti e facilita la possibilità per il manager di assegnare (naturalmente ricevere) feedback oggettivi basati sull’operato dell’individuo.

Se volessimo racchiudere il Performance Management in punti potremmo così scomporlo:

  • Osservare e gestire i dati relativi all’andamento della pianificazione;
  • Orientamento alla valutazione e assegnazione di feedback;
  • Prendere decisioni in termini di “ricompense” basate sui dati raccolti ed analizzati

Da questa prima analisi emerge con forza, come la connessione tra manager e collaboratore non si riduce a mera consegna di compiti da un lato e svolgimento dello stesso dall’altro.
Il legame è più complesso di così.

 

Manager – Collaboratore: più di un semplice rapporto di lavoro

 

Spesso i manager si trovano nella difficile situazione di dover orientare i propri collaboratori verso gli obiettivi fissati in fase di progettazione della pianificazione operativa. Non sempre però le strade che si scelgono di seguire sono funzionali allo scopo e capita di perdersi lungo il percorso.

Di seguito schematizziamo i tratti comuni di modelli di performance management che falliscono:

  • Il complesso di attività che lo compone non è soggetto a riformulazioni periodiche;
  • Gli obiettivi fissati in fase di progettazione non vengono aggiornati con regolarità;
  • I feedback spesso sono contaminati dalla componente soggettiva di chi emette il giudizio;
  • La valutazione del raggiungimento degli obiettivi non considera lo sviluppo individuale;

Da questo elenco emerge chiaramente come i punti su cui possiamo intervenire sono tanti e complessi.
Un controllo di gestione che sia efficace ed efficiente non può essere per sua natura, immutabile. I processi che lo compongono hanno bisogno di una ridefinizione periodica. Questo significa saper adattare i nostri progetti al momento, rendendo la natura del progetto stesso camaleontica.

Altro punto a cui si deve dare risalto è il feedback. Molti vedono i colloqui di feedback come momento per criticare soggettivamente l’operato del collaboratore e/o del manager, a seconda del ruolo che si ricopre. Questo significa privare il feedback della sua componente più importante: l’oggettività. I feedback sono molto importanti in un’azienda perché stimolano il cambiamento. Incontri periodici – e non annuali – migliorano di sicuro il rendimento del nostro collaboratore.
Prendendo in prestito terminologie del mondo fisico, possiamo paragonare il feedback alla forza elastica che permette di far scattare una molla che è al nostro interno. Ognuno di noi ne ha una e a farla scattare devono essere proprio i feedback.
Altro spunto di riflessione è il considerare il collaboratore dal solo raggiungimento dell’obiettivo.
Questo è sbagliato.

Bisogna prendere in considerazione una moltitudine di variabili e considerare l’individuo come mero strumento finalizzato allo scopo rende difficile lo sviluppo individuale con ripercussioni sul raggiungimento degli obiettivi.
Far leva sullo sviluppo individuale permette al collaboratore di dare il meglio di sé e aumenta l‘engagement nel team di lavoro.

 

Efficacia del Performance Management e soluzioni tecnologiche

 

Il report Performance Management Report (2018) pubblicato dalla fondazione Marco Biagi, in sinergia con la Scuola di Dottorato E4E (Engineering for Economics / Economics for Enguneering) dell’Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia, ha evidenziato come alcuni punti discussi in precedenza, all’interno delle aziende italiane siano sottovalutati. Il caso dei feedback è singolare. Il 95% delle aziende intervistate, dichiara di restituire schede di valutazione contenenti feedback solo sull’operato e il 60% dei lavoratori che lavorano per quelle stesse aziende, ha dichiarato di ricevere ritorni strettamente legati all’operato e per di più attraverso metodologie formali.
La funzione HR di ogni azienda deve quindi iniziare a riconsiderare i feedback, la loro importanza e mettere in atto un piano rivoluzionario per migliorare questi aspetti.

Come creare quindi un ecosistema digitale HR che faciliti tale processo?

I vecchi sistemi di richiesta e concessione di feedback sono troppo articolati e risultano spesso non ottimizzati dal punto di vista del processo (esempio: HR manda una mail con le domande al collaboratore, il collaboratore manda le risposte all’HR, l’HR manda il documento al manager, il manager manda il documento rivisto all’HR…). Sono pratiche obsolete e che richiedono uno sforzo consistente.

E se ci fosse uno strumento digitale che permettesse di evitare tutti questi scambi di e-mail, perdita di tempo e rischi di perdere i materiali? E se fosse automatizzare questo processo rendendolo più snello, efficace e user friendly per ognuno dei protagonisti?

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