La Valutazione del Personale può essere un processo dalle molteplici sfaccettature, governato da metodologie comuni ma spesso ricco di esigenze puntuali, necessarie far fronte alle specificità di ogni Organizzazione.
Affrontare in modo efficiente un processo di Valutazione non è semplice: le attività di gestione e di coinvolgimento dei partecipanti sono infatti numerose e rischiano di assorbire il tempo riservato ad attività più interessanti, tra cui il monitoraggio del processo e l'individuazione di insights di valore.
In altre parole, un processo troppo oneroso dal punto di vista operativo ci priva della visione di insieme necessaria a soddisfare gli Stakeholders e ad alimentare in modo virtuoso le valutazioni successive.
I software di Performance Management nascono proprio per rendere efficace e sostenibile il processo di valutazione in tutte le sue fasi: permettono ai professionisti HR di ottenere di più in meno tempo, limitano le attività dal basso valore aggiunto e mettono in primo piano le attività di progettazione, analisi e condivisione necessarie a una valutazione di successo.
La pianificazione e la definizione degli obiettivi sono elementi fondamentali nel Performance Management, necessari a definire in modo chiaro le aspettative e le modalità di valutazione di tutti i protagonisti di questo processo. Stabilire gli obiettivi è un'operazione che può raggiungere livelli di complessità molto diversi, in base all'organizzazione in cui si opera.
Tipicamente gli obiettivi possono:
La definizione degli obiettivi può:
Quando si sceglie una piattaforma di Performance Management è necessario valutare con grande attenzione il livello di flessibilità della fase di Goal Setting, in quanto una gestione approssimativa o lacunosa finirà per compromettere l'intero processo.
Il processo di valutazione delle performance è difficile da standardizzare, in quanto sono ogni azienda ha spesso preferenze ed esigenze differenti.
Non è da escludere inoltre che queste esigenze cambino nel tempo, per questo motivo è fondamentale assicurarsi che il Performance Management System che si intende utilizzare sia flessibile e personalizzabile a sufficienza per gestire i processi di valutazione nel modo più adatto all'azienda.
La gestione più comune del processo di valutazione del personale prevede un approccio top-down, in cui i Manager valutano i propri collaboratori senza che questi siano coinvolti nel processo.
In altre tipologie di processo sono invece i Collaboratori a procedere per primi con un processo di autovalutazione del raggiungimento degli obiettivi, al quale far seguire la valutazione da parte del Manager.
Un elemento spesso incluso nel processo è la Mid-Term Review, ovvero una fase di incontro tra Manager e Collaboratore da svolgersi a metà anno, in cui procedere a un'analisi condivisa degli obiettivi sulla base del loro stato di raggiungimento, oltre alla pianificazione di eventuali azioni di supporto.
Un processo di valutazione ben costruito si concluderà infine con un colloquio di feedback tra Manager e Collaboratore e con una fondamentale presentazione di piani di sviluppo strutturati individuali o di team, per rendere possibile un proseguimento concreto fin da subito.
Se il software lo consente, sarà possibile prevedere anche una fase di calibrazione dei risultati e una fase di valutazione delle competenze e del potenziale, spesso elementi chiave per una lettura più profonda e bilanciata del risultato.
Una buona piattaforma di Performance Management può essere un prezioso alleato per l'introduzione e lo sviluppo della cultura del Feedback sul luogo di lavoro.
Gli approcci al tema del Feedback sono sicuramente molti e prima di affidarsi alla gestione standard di un software è importante considerare il livello di maturità posseduto da ogni organizzazione.
In alcuni casi può essere preferibile un approccio soft, introducendo feedback basati su semplici apprezzamenti e ritorni positivi, come il classico "applauso ad un collega".
In organizzazioni più mature sono da preferire modalità di feedback più strutturate, associandole dove necessario a parametri gerarchici e di anzianità o ruolo.
Il Performance Management è un processo generalmente rivolto a vaste aree della popolazione aziendale, caratterizzate da età differenti e soprattutto da un diverso livello di confidenza con gli strumenti informatici.
Date queste premesse, è fondamentale che la piattaforma utilizzata sia agevole e intuitiva per tutti, non solo per i più evoluti digitalmente.
Spesso i vendor affrontano questa tematica evidenziando le natura "responsive" del proprio prodotto, un elemento sicuramente importante per garantire la fruibilità su qualsiasi dispositivo, ma distante dal vero punto della questione.
Un Performance Management System ottimale deve prendere per mano qualsiasi utente e guidarlo nel processo, agevolando il completamento autonomo di ogni fase. Le azioni chiave dovrebbero essere facilitate più possibile, ad esempio agevolando la pianificazione dei colloqui di feedback con check automatici delle agende dei partecipanti, allo scopo da individuare fin da subito gli slot migliori.
Allo stesso modo, la comunicazione con gli utenti dovrebbe avvenire in modo più capillare possibile, superando i confini stessi della piattaforma, e inviando all'utente notifiche e call to action personalizzate sulla base del ruolo.
Tutto questo è possibile se la piattaforma viene sviluppata dando importanza primaria al tema dell'esperienza utente.
La gestione delle comunicazioni riveste un ruolo di grande importanza all'interno dei sistemi di Performance Management. Anche il miglior prodotto sul mercato rischia infatti di essere poco efficace se non dispone di un motore di comunicazione in grado di mantenere vivo e fluido il processo.
Gestire le comunicazioni è inoltre un'attività onerosa e ripetitiva, perfetta per essere delegata ad un sistema software che ne garantisca il costante presidio grazie all'automazione dei processi.
Grazie a sistemi di automazione HR le comunicazioni e le notifiche sono recapitate con timing ottimale e permettono lo stimolo ed il recupero degli utenti che tendono ad abbandonare il processo.
Le attività ricorrenti di comunicazione con gli utenti, come inviti, call to action, reminder e follow-up devono essere gestite in modo completamente automatico, sulla base di un workflow decisionale che governa tutto il processo.
Un Sistema di Performance Management è il perfetto esempio di processo digitale basato sui dati, e può essere un altrettanto perfetto esempio di trasformazione digitale applicata al settore HR. Un buon software non si limiterà quindi a raccogliere i valutazioni e fornire report, ma aiuterà i professionisti HR portando alla loro attenzione in modo predittivo alert e suggerimenti derivanti da un'analisi digitale dei dati.
Cosa è lecito aspettarsi quindi da un Performance Management System moderno in termini di reportistica e analytics?
Il mondo è pieno di software eccellenti che tuttavia lavorano in modo isolato, senza alcuna possibilità di comunicare con i sistemi digitali aziendali: questi strumenti mostrano velocemente il loro tallone di Achille una volta messi in opera, causando pesanti problemi di disallineamento delle informazioni, raccolta di dati in silos isolati, e un generale rallentamento dei processi di gestione.
Nella scelta di un software di Performance Management, come del resto per tutti gli strumenti Digital HR, è quindi importante valutare a priori questo aspetto. L'efficacia di un sistema di misurazione delle performance diventa infatti ben maggiore se il software è in grado di scambiare dati con gli altri strumenti di gestione HR presenti nell'ecosistema aziendale, ad esempio per gestire in modo allineato le anagrafiche dei dipendenti, l'appartenenza a reparti, la posizione nell'organigramma e gli inviti ai processi di valutazione.
Un'altra integrazione essenziale riguarda Sistemi di Formazione, Academy Aziendali e Learning Management System, indispensabili per rendere rapido e concreto il processo di miglioramento, abbreviando il passaggio tra valutazione e nuove opportunità formative.
Altre forme di integrazione possono riguardare gli strumenti di coinvolgimento e motivazione usati per mantenere elevato l'engagement nei processi formativi e di valutazione. Gli strumenti di Gamification e Social Learning sono un esempio ideale per questa categoria di tool, con conseguente utilizzo di board e classifiche per stimolare forme positive di competitività e coinvolgimento, mantenendo sempre un occhio di riguardo alla compliance delle Privacy Policy aziendali.
Prima di concludere la ricerca di un Performance Management System sarà necessario verificare inoltre il suo livello di rispetto della normativa GDPR e dei principi di Privacy By Design, oltre a valutarne il livello di sicurezza informatica, dal momento che i dati al suo interno potrebbero essere di importanza strategica per l'azienda.
Alloy Performance è uno dei più moderni sistemi di Performance Management sul mercato, grazie al quale possiamo aiutarti a progettare e sviluppare l'intero processo di Valutazione del Personale.