Scegliere un LMS

Scegliere un LMS

Definisci i bisogni della tua azienda

Grazie all’evoluzione delle piattaforme LMS negli ultimi 10 anni, è ormai assodato che questo tipo di strumento è oggi fondamentale per fornire una formazione di tipo blended e quindi è considerato un elemento molto importante, specialmente quando si parla di gestione del personale e della formazione.Dunque ancora prima di iniziare la valutazione dei venditori, è importante per il dipartimento Risorse Umane identificare i bisogni chiave che la piattaforma deve soddisfare. Per questo è necessario chiedersi: quali sono gli obiettivi principali (sia a breve che a lungo termine) che si vogliono raggiungere a livello aziendale? Quali dati saranno necessari per l’analisi? Quale sarà il pubblico della piattaforma? Che tipo di contenuto sarà utilizzato? Che tipo di budget avete? Una volta che questi dettagli sono definiti otterrete un quadro più chiaro di ciò che fa al caso vostro.

Crea un RFP/RFI

Chi ben comincia è a metà dell’opera. Una volta che avete chiara la vostra situazione, cercate di organizzare le vostre necessità in un RFP (Request for proposal)  o RFI (request for information). Cercate di categorizzare le vostre necessità in “obbligatorie”, “positivo” e “non fondamentali”. Questo permetterà una migliore valutazione delle diverse piattaforme LMS, in quanto la vostra piattaforma ideale dovrebbe soddisfare almeno tutte le necessità obbligatorie. Il resto può essere richiesto come personalizzazione o si può discutere con il venditore l’inclusione futura nella roadmap di sviluppo della piattaforma. Questo processo vi aiuterà ad eliminare tutti i venditori che non soddisfano le vostre necessità e potrete evidenziare i pochi che invece si adattano ai vostri bisogni.

Due Diligence e analisi

Una volta preparato l’RFP/RFI, fate un po’ di ricerca basata sui requisiti e cercate di identificare il venditore migliore in base ai vostri requisiti. Condividete con loro il vostro RFP/RFI e chiedetegli di compilarlo con commenti e specifiche. Chiedete ai venditori di fornire quante più informazioni possibili durante questo processo. Dopo aver ricevuto gli RFP/RFI compilati, scegliete i 3-4 che più si avvicinano al vostro software ideale. Questo restringerà la vostra ricerca e vi porterà molto vicini alla soluzione del vostro problema. Effettuate un controllo della due diligence dei venditori rimasti. Potete utilizzare pochi metodi standardi per questa analisi, come referenze, social media, vari gruppi di discussione online, lista clienti, anno di fondazione della società, sede, numero di installazioni fin ora, gestione, conoscenza tecnica etc… Una classifica a punti vi aiuterà a decidere.

Richiedete una demo gratuita e una prova

Basandovi sulla risposta all’RFP/RFI, cercate di organizzare una demo della piattaforma LMS. Assicuratevi di avere un foglio di valutazione durante la demo. Molte volte ho notato che i clienti non hanno voglia di seguire una demo e tendono ad evitare questo step del processo di acquisto. Secondo me questo è invece un passaggio fondamentale nel processo di valutazione, e saltarlo potrebbe portare a problemi in futuro. A volte le risposte nell’RFP possono essere male interpretate e potrebbe esserci una differenza tra le richieste e le risposte. Dunque la demo è fortemente raccomandata, ed è fondamentale che vi vengano spiegate tutte le funzionalità della piattaforma. Se possibile chiedete a un venditore di spiegarvi tutte le risposte dell’RFP/RFI durante la demo. Fate quante più domande possibile e coinvolgete anche gli altri stakeholders nell’azienda. Prima e dopo la demo chiedete una prova gratuita del software, per poterlo provare voi stessi.

Valutazione tecnica e referenze

Una volta ristretto il campo ad un paio di venditori in grado di soddisfare le vostre necessità, coinvolgete il vostro reparto tecnico quanto più possibile. Il dipartimento IT gioca un ruolo fondamentale nella scelta di ogni software poiché ha una visione generale della direzione in cui si muove l’azienda dal punto di vista tecnico. Dunque tenere conto della loro opinione vi assicura che i venditori che state selezionando rispettino le politiche IT dell’azienda, risparmiandovi brutte sorprese in fase di implementazione. Durante la mia esperienza nella vendita di piattaforme LMS ho visto molti in casi in cui il dipartimento IT non è stato coinvolto fino alla fine, e a quel punto hanno aggiunto dei parametri molto selettivi per l’implementazione del prodotto. Quindi la mia raccomandazione è di coinvolgere i responsabili tecnici dell’azienda dall’inizio.

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