Cos’è un LMS, e perché la tua azienda dovrebbe usarne uno  – 1° PARTE

Cos’è un LMS, e perché la tua azienda dovrebbe usarne uno – 1° PARTE

La sigla LMS significa Learning Management System, letteralmente sistema di gestione dell’apprendimento, un software che consente ai dipartimenti HR e Sviluppo e Formazione di ogni azienda di avere il supporto organizzativo necessario per erogare e organizzare il training aziendale in ogni suo aspetto.

Le funzioni incluse in un LMS ed il loro livello di complessità possono variare sulla base del livello del software utilizzato, in genere tuttavia si tratta di piattaforme che consentono di erogare corsi online, distribuire programmi e materiali per l’apprendimento, organizzare e gestire sessioni di formazione in diretta o in aula, valutare i risultati raggiunti dagli utenti e archiviare la loro storia formativa.

Una piattaforma LMS è da considerarsi importante per gli utenti finali tanto quanto per i professionisti HR o per il team di Sviluppo e Formazione che lo utilizzerà come strumento di lavoro.

 

Nozioni di base sulle piattaforme LMS

 

Il termine Learning Management System (LMS) compare di frequente negli articoli che parlano di e-learning e Formazione a Distanza (FAD), è quindi importante comprendere come funziona un sistema di gestione dell’apprendimento e i numerosi vantaggi che offre.

In questo articolo affronteremo i principali punti di interesse che riguardano i sistemi di gestione dell’apprendimento e la scelta di una piattaforma LMS adatta alla tua azienda.

 

Piattaforma LMS: la soluzione ideale per ottimizzare la Formazione Aziendale

 

L’uso più comune dei software LMS è quello di distribuire e tenere traccia delle iniziative che riguardano la formazione online. In genere, le risorse vengono caricate nel sistema che le rende facilmente accessibili da remoto ai dipendenti, al personale in fase di on-boarding o ai manager.

Il ruolo del Learning Management System varia a seconda degli obiettivi dell’organizzazione aziendale, delle strategie di formazione e dei risultati da raggiungere rispetto agli obiettivi prefissati.

Per comprendere meglio le funzioni di un LMS, bisogna pensarlo come un vasto archivio in cui è possibile svolgere, registrare e tenere traccia di tutte le informazioni utilizzate durante il percorso di formazione. Chiunque disponga di login e password può accedere direttamente on-line alle risorse di formazione sulla base delle autorizzazioni previste dal suo ruolo.

Possiamo dividere gli utenti degli LMS si dividono in tre categorie:

  • i dipendenti o i membri della tua organizzazione che utilizzano il Learning Management System per partecipare a corsi di formazione online;
  • il tuo team di Sviluppo e Formazione che si affida alla piattaforma LMS per organizzare le attività di formazione, aggiornare i contenuti, analizzare il successo dei programmi formativi e le performance degli utenti.
  • gli utenti esterni all’organizzazione, come rivenditori, installatori o clienti finali.

 

Chi può trarre vantaggio da un Learning Management System?

 

Le piattaforme LMS sono molto diffuse all’interno delle istituzioni educative come università e scuole, ma in questo articolo vogliamo soffermarci soprattutto sui vantaggi della loro adozione nelle aziende di ogni dimensione.

La formazione online per le imprese è infatti l’ambito di applicazione più complesso ed interessante, dove agli LMS è chiesto di fare la differenza grazie alla loro capacità di adattarsi ai processi interni di ogni azienda.

Ad esempio, con questo software, le aziende possono decidere di distribuire contenuti formativi dedicati a diversi target:

  • Il proprio pubblico interno, per la formazione obbligatoria, aggiornamenti operativi e tecnologici, best practices aziendali e molto altro,
  • La rete di vendita e gli affiliati esterni, semplificando la diffusione delle informazioni chiave per un’attività di sales sempre efficace
  • Il cliente finale o il pubblico esterno, rispondendo al crescente desiderio del pubblico di ottenere informazioni dalle aziende e semplificando di molto le attività di help desk e servizi di supporto.

Queste sono alcune semplici ipotesi di utilizzo di un LMS applicato alle aziende, molto utili per chiarire che l’adozione di un Sistema di Gestione della Formazione non può essere lasciato al caso o alla sola variabile economica.

Come ripeteremo spesso, è fondamentale analizzare i propri obiettivi organizzativi e di formazione prima della scelta di un software, poiché i le piattaforme sul mercato sono spesso rigide e poco adattabili a scenari complessi.

 

Learning Management System: quali sono le tipologie di clienti per cui è indicato?

 

Grandi aziende e organizzazioni complesse

Le grandi aziende dispongono generalmente di dipartimenti HR molto attenti alle attività formative obbligatorie, alla formazione manageriale, ai processi di on-boarding e ai percorsi di successione in azienda.
I benefici derivanti dall’adozione di un LMS in questo scenario sono evidenti: la gestione manuale di queste attività sarebbe terribilmente onerosa, oltre a prestarsi a spiacevoli possibilità di errore, basti pensare alla fase di invito e gestione presenze ai corsi, o alla delicata gestione dei crediti formativi.
Una piattaforma di gestione della formazione permette inoltre ai professionisti HR di disporre di una vera miniera di dati relativi alla formazione consultabili con semplicità, diventando così il cuore pulsante di un lavoro di progettazione di Learning & Development basato su dati reali e su un monitoraggio costante delle performance.

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Piccole e medie imprese

L’introduzione di un Learning Management System nelle PMI, dove la gestione HR non dispone delle stesse risorse delle grandi aziende, può rivelarsi un vantaggio considerevole nello sviluppo del capitale umano e nella preparazione della propria workforce.
Un sistema di gestione dell’apprendimento correttamente implementato può permettere ad esempio di evitare gli stop dell’attività produttiva per permettere all’organico aziendale di frequentare corsi in aula in contemporanea, incoraggiando invece un approccio alla formazione continua e spontanea, in cui gli utenti sono liberi di accedere ai contenuti formativi in qualsiasi momento della propria giornata.
In una piccola azienda un LMS può portare grandi benefici anche in termini di customer care o di supporto ai partner: in molti casi, ad esempio, i video tutorial a disposizione degli installatori esterni sono organizzati in una library virtuale e sempre disponibili per la consultazione in versione aggiornata.

 

Quali sono i vantaggi e le caratteristiche dei Learning Management System?

 

La formazione dei dipendenti rappresenta una necessità inderogabile per qualsiasi azienda, per i manager, per la rete vendita e per i responsabili delle risorse umane.
Come ogni attività, anche la formazione porta con sé un inevitabile varietà di mansioni più o meno complesse, affinché sia possibile erogarla in modo efficace.

Le piattaforme LMS nascono per rendere semplice e sostenibile l’attività di gestione della formazione aziendale: i migliori software sono corredati infatti da un mix di funzionalità per supportare le fasi di progettazione, erogazione ed analisi degli interventi formativi.

Il livello di complessità di queste funzioni varia da piattaforma a piattaforma, per questo motivo è molto importante non fare scelte frettolose quando si decide di adottare un Learning Management System. L’obiettivo è individuare lo strumento con il mix di funzionalità più adatto alla propria organizzazione.

Iniziamo dunque una panoramica sui principali vantaggi derivanti dall’utilizzo di un LMS.

 

Organizzare e archiviare in modo sicuro i dati relativi alla formazione

 

Il Learning Management System consente di raccogliere i contenuti ed i dati relativi alla formazione aziendale in un’unica piattaforma, semplificando la loro consultazione ed il loro aggiornamento. Un LMS di buona qualità è dotato di crittografia avanzata e rispetta le normative vigenti in ambito Privacy e GDPR, in modo da non doverti temere per la sicurezza dei dati raccolti.

Questo significa avere un archivio facilmente consultabile di tutte le attività formative svolte, delle performance dei partecipanti, delle presenze e di moltissimi altri dati indispensabili per la progettazione della formazione futura.

 

Monitorare i progressi, le prestazioni degli utenti ed il ROI della formazione

 

Una buona piattaforma LMS deve disporre di reportistica e strumenti di analisi adeguati a monitorare tutti gli aspetti del tuo programma di formazione.
Con i giusti strumenti puoi tenere traccia di tutto, dal coinvolgimento del dipendente/studente, fino ai risultati della valutazione. Ciò significa che è possibile identificare modelli e tendenze utili ad una progettazione ottimizzata della formazione futura e al calcolo del ROI della formazione.

La scarsità o la rigidità degli strumenti di analisi è spesso uno dei motivi di abbandono di un LMS da parte delle aziende, che in seguito dedicheranno grande attenzione a questi aspetti nella scelta di un nuovo uno strumento.

 

Ottimizzazione delle risorse e dei processi organizzativi

 

La formazione in aula è un’attività onerosa, impegnativa e per sua natura poco ottimizzata.
I vantaggi della gestione on-line delle attività formative sono numerosi, se confrontati con la formazione in aula.
Non sono più necessarie trasferte di docenti e allievi, non è necessario fermare in contemporanea parti considerevoli della propria workforce per seguire attività formative in aula, le lezioni diventano ripetibili e consultabili in ogni momento, anziché essere limitate a uno specifico giorno e data.

La recente emergenza Covid-19 ha reso estremamente evidente tutti questi vantaggi, accelerando l’adozione dei sistemi LMS in ogni genere di organizzazione.

Un LMS ben implementato porterà efficienza in fase di progettazione delle attività formative virtuali e in aula, semplificando la gestione di inviti, presenze e fornendo un supporto fondamentale alla delicata gestione dei crediti formativi.

È importante inoltre menzionare un altro grande vantaggio introdotto dagli LMS: grazie alle funzionalità di interazione con gli utenti ed analisi delle performance diventa molto più semplice imparare direttamente dai propri utenti come erogare formazione efficace e centrata rispetto agli obiettivi aziendali.

 

Personalizzare l’esperienza di formazione online

 

L’esigenza di percorsi formativi personalizzati è molto sentita dai professionisti della formazione. Questa necessità nasce dalla consapevolezza che i percorsi di formazione rigidi e prefissati sono ad oggi obsoleti e ottengono spesso il risultato di allontanare gli utenti dal desiderio di apprendere.

Con l’auto di un LMS correttamente selezionato sarà possibile assegnare diversi percorsi di apprendimento o risorse di formazione per goni tipologia di utente, o realizzare percorsi personalizzati finalizzati alla crescita di utenti specifici.

Anche la possibilità di fruizione libera dei contenuti, se prevista dall’LMS, è un’altra funzione rivoluzionaria nel concetto di formazione aziendale, perché prevede che i dipendenti possano scegliere in totale (o parziale) autonomia le proprie attività formative. Tutto ciò si traduce in esperienze di crescita professionale efficaci e in una maggiore soddisfazione dell’utente, che risulterà più coinvolto e desideroso di apprendere.

 

Formazione Always On, Accessibilità, Inclusione

 

L’avvento di smartphone e dispositivi portatili ha generato negli utenti la forte aspettativa di poter usufruire di qualsiasi contenuto nei momenti e nelle modalità a loro più congeniali.

Le migliori piattaforme LMS assecondano questo desiderio tramite interfacce adatte a qualsiasi dispositivo, affinché l’utente possa seguire i propri programmi formativi tanto in ufficio quanto in circostanze esterne all’azienda, come ad esempio nei momenti di trasferimento casa-lavoro.

Un’ulteriore possibilità introdotta dagli LMS più evoluti è l’adozione di interfacce e contenuti accessibili, ovvero adatti a utenti con disabilità temporanee o permanenti, o dotati di livelli di percezione diversi dalla media. Questa necessità è generalmente molto sentita nelle aziende di grandi dimensioni, dove il numero dei dipendenti è molto elevato, creando così il bisogno di considerare le necessità particolari di ogni utente per permetterne la completa inclusione nell’azienda e nelle possibilità di crescita professionale.


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