Crediamo che a volte siano necessarie scelte apparentemente coraggiose, per questo aiutiamo i nostri clienti a capire come alcune innovazioni non implichino i rischi che si possono immaginare, ma rappresentino una grande opportunità di crescita dell’efficienza e di riduzione dei costi.
Da diverso tempo abbiamo iniziato a parlare di gestione documentale informatizzata, abbiamo tolto di mezzo moltissimi documenti cartacei, sostituiti con il formato elettronico, facilmente ricercabile in archivio, senza più avere interi magazzini dedicati a conservare documentazione, migliorando la diffusione delle informazioni nelle aziende.
Ora è il momento di fare un ulteriore passo avanti, andando ad archiviare elettronicamente anche i documenti fiscali, facendoli conservare a chi ha le strutture tecnologiche e di sicurezza per farlo. Per questo abbiamo scelto Zucchetti ed ecco i motivi:
SOStitutiva, il servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing, è la soluzione fruibile in modalità SaaS che consente alle aziende di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici, ottimizzando i costi logistici di archiviazione e recuperando in efficienza a tutti i livelli dell’organizzazione aziendale.
Il flusso documentale di SOStitutiva è completamente automatizzato e semplifica l’attività di conservazione minimizzando l’impatto sull’organizzazione dei flussi aziendali, nonché la complessità del processo seguito dal cliente, garantendo elevati livelli di sicurezza e la corretta applicazione della normativa vigente.
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Sicurezza, affidabilità e durata nel tempo
Zucchetti, principale protagonista italiano nel settore IT, è il partner solido e affidabile che fornisce un servizio in outsourcing completo, garantendo:
- Sicurezza e tecnologia adeguata
- Conoscenza normativa
- Conoscenza dei processi gestionali
- Conservazione nel lungo periodo
- Piattaforma web based nativa erogata in modalità SaaS
Non pensateci, SOStitutiva pensa a tutto
I nostri clienti, nominando Zucchetti Responsabile della Conservazione, possono usufruire del servizio senza gli oneri che la normativa comporta:
- adempimenti prescritti
- apposizione di firma digitale e marca temporale
- aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa
- controlli (sia logici che fisici) per il rispetto delle regole in materia di conservazione sostitutiva
Le eventuali verifiche delle autorità preposte avvengono tramite accesso web al datacenter Zucchetti dal quale viene erogato il servizio.
Ottimizzazione dei costi e dei benefici
SOStitutiva garantisce la tracciabilità e la documentabilità di ogni singola attività effettuata, assicurando maggiore controllo nella gestione dei documenti durante l’intero ciclo di lavorazione e contribuendo al miglioramento dell'efficienza e dell’efficacia dei processi, con una conseguente riduzione dei costi di archiviazione.
Una grande complessità resa semplice
SOStitutiva dispone di tutti gli strumenti necessari alla digitalizzazione di documenti cartacei ed elettronici, archivia automaticamente i risultati della scansione e le stampe prodotte dai gestionali, processando inoltre documenti multiformato (tiff, bmp, spool di stampa, email, pdf ecc.).
SOStitutiva fornisce, inoltre, la possibilità di creare e gestire in completa autonomia classi documentali con un numero illimitato di chiavi di ricerca, utilizzabili poi in fase di archiviazione e recupero dei documenti.
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